Die Regelungen dafür sind bereits im Mai 2025 in Kraft getreten. Künftig müssen die Fotos ausschließlich in digitaler Form über einen gesicherten elektronischen Übermittlungsweg an das BürgerCenter und die Ausländerbehörde übermittelt werden. Die Umsetzung des digitalen Lichtbilds betrifft Personalausweise, Reisepässe, Reiseausweise für Ausländer, Flüchtlinge und Staatenlose, elektronischen Aufenthaltstitel und andere Dokumente. Papierbasierte Lichtbilder sind für diese hoheitlichen Identitätsdokumente nicht mehr zulässig. Für die Beantragung eines Führerscheins wird allerdings weiterhin ein Lichtbild in gedruckter Form benötigt.
Die digitalen Passbilder werden vom Anbieter direkt und sicher an die Stadt übermittelt, indem das angefertigte Lichtbild in eine gesicherte Cloud hochgeladen wird. Der Kunde erhält dann den Ausdruck eines Data-Matrix-Codes (ähnlich einem QR-Code), mit dessen Hilfe das BürgerCenter bzw. die Ausländerbehörde das Lichtbild findet und herunterladen kann. Die Behörde darf keine Bilder von externen Datenträgern wie beispielsweise USB-Sticks verwenden.
Sechs moderne Fotoautomaten der Bundesdruckerei stehen inzwischen im Erdgeschoss im Rathaus, eines in Salzgitter-Bad im BürgerCenter. Letzteres kann laut Stadtverwaldung allerdings „nicht für die Dokumente der Ausländerbehörde genutzt werden“. Diese PointID-Systeme lassen sich komplett selbstständig durch die Antragstellenden bedienen und geben über eingebaute Bildschirme die nötigen Hinweise.
Das Touchpad reagiert auf Berührung und lässt sich zu Beginn auf verschiedenen Sprachen einstellen. Das Erfassungsgerät stellt sich automatisch auf die Körpergröße ein, wenn der Antragsteller geradeaus auf den Bildschirm schaut. Im ersten Schritt muss die Dokumentenart ausgewählt werden. Anschließend kann der Antragsteller sein Gesichtsbild selbst erfassen. Abgeschlossen wird der Aufnahmeprozess durch das Datum. Die gespeicherten Daten lassen sich durch die Beamten abrufen. Fingerabdruck und Unterschrift werden weiterhin im BürgerCenter und in der Ausländerbehörde erfasst.
Bei der Beantragung von Ausweisdokumenten für Kleinkinder kann es unter Umständen zu Problemen kommen, da die Kinder den Anforderungen (ruhiges Sitzen und neutraler Gesichtsausdruck) nicht immer zuverlässig nachkommen. „In solchen Fällen ist es ratsam, vorab ein biometrisches Lichtbild in einem zertifizierten Fotostudio anfertigen zu lassen“, teilt die Stadt mit.
Wer sein Passfoto durch ein PointID-System anfertigen lässt, muss zusätzlich zu den Kosten des jeweiligen Dokuments eine bundeseinheitliche Gebühr von sechs Euro entrichten. Werden Personalausweis und Reisepass zusammen beantragt, ist dieser Betrag nur einmal fällig, also pro Lichtbild und nicht pro Dokument. Die Gebühr ist aber auch bei der Lichtbilderstellung für vorläufige Dokumente zu erheben. Das Bundesministerium des Innern und für Heimat hat entschieden, dass in Ausnahmefällen papierbasierte Lichtbilder bis zum 31. Juli 2025 akzeptiert werden dürfen. Ab dem 1. August ist das nicht mehr möglich.